Как, кто и сколько должен хранить документы СНТ

СНТ обязано хранить документы, образующиеся в ходе его деятельности. Ответственным за организацию этого процесса является председатель. Сроки их хранения различаются в зависимости от вида – от 1 года до 49 лет.

Сроки хранения

Основные правила делопроизводства в СНТ и хранения документов определены в Федеральном законе № 217-ФЗ «О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд» от 29 июля 2017 года и других нормативных актах – Налоговом и Трудовом кодексах, законодательстве об архивном деле, о ведении бухгалтерского учета и т.п. В этих нормативных актах определены собственные сроки хранения для различных типов документов.

Протоколы и другие внутренние документы СНТ

Срок хранения протоколов общих собраний СНТ и заседаний его правления составляет как минимум 49 лет с момента их составления в соответствии с частью 6 ст. 21 Федерального закона № 217-ФЗ.  Больший срок хранения может быть установлен уставом СНТ, однако на практике не встречается.

Этот же срок распространяется на иные документы, которые СНТ утверждает в своей деятельности – устав, положения, бюджеты (приходно-расходные сметы) и финансово-экономические обоснования к ним и т.п.

Кадровые документы

К документам, связанным с начислением зарплаты работникам, закон устанавливает повышенные требования, поскольку они могут потребоваться для подтверждения пенсионного стажа работников СНТ. Их необходимо хранить в течение 50 лет (75 лет для документов, составленных до 2003 года), если у СНТ отсутствуют лицевые счета. В других случаях срок хранения составляет 6 лет.

Такой же срок применяется к другим кадровым документам – лицевым счетам работников, трудовым договорам, кадровым приказам.

Александр Васильев
Александр Васильев
Юрист
Если СНТ будет ликвидировано до завершения срока хранения, документы необходимо будет сдать в государственный архив.  

Документы на имущество

К этой категории относятся технические, кадастровые (межевые) и иные документы, оформленные в отношении общего имущества СНТ. Их необходимо хранить как минимум на протяжении всего времени, пока это имущество находится в распоряжении товарищества.

Если подобные документы включены в состав документов бухгалтерского учета, на них распространяются соответствующие сроки хранения.  

Бухгалтерские и налоговые документы

Срок хранения большинства документов этого рода – 5 лет (за исключением зарплатных). 5-летний срок хранения касается кассовых и банковских документов, авансовых отчетов и актов, иной бухгалтерской «первички», а также регистров бухгалтерского учета, налоговых деклараций и деклараций по страховым взносам.

Исключением является бухгалтерская отчетность, хранить которую необходимо постоянно (то есть, на протяжении всего периода работы организации).

Кто обязан обеспечить

Основным ответственным за сохранность документов СНТ является его единоличный исполнительный орган – председатель. В его функции входит организация хранения документов, в том числе силами иных сотрудников товарищества.

В соответствии с п. 1 ст. 21 Федерального закона № 217-ФЗ председатель является лицом, отвечающим за организацию делопроизводства в садоводческом товариществе, которым он руководит.

Место хранения

Если у СНТ есть организованное место размещения (офис), наиболее правильным решением будет хранить документы там.

Чтобы обеспечить их сохранность, это помещение должно быть безопасным, закрытым от доступа посторонних лиц и бесперебойно снабжаться коммунальными услугами. Кроме того, к нему должен быть организован доступ (в том числе оперативный) сотрудников СНТ для тех случаев, когда они понадобятся для целей управления товариществом, изготовления копий по запросам садоводов и т.п.

Поэтому для целей хранения документов плохо подходит неотапливаемое помещение на территории садоводства, которое никто не посещает в зимнее время, и значительно лучше – оборудованный арендованный офис.

Александр Васильев
Александр Васильев
Юрист
Зачастую отдельного офиса у СНТ нет, и оно зарегистрировано по месту жительства председателя. В этом случае документы, скорее всего, окажутся у председателя. Минусом данного подхода будет переход власти в садоводстве. Предыдущий председатель может отказаться передавать дела преемнику, если прекращение полномочий было связано с конфликтом.  

Ответственность, если утеряны

Ответственность за утрату документов или их уничтожение до истечения сроков хранения также отличается в зависимости от типа документа.

Утрата протоколов общих собраний и других внутренних документов СНТ не влечет за собой каких-либо наказаний для должностных лиц или садоводства в целом. Однако их отсутствие может существенно осложнить жизнь СНТ в дальнейшем.  Протоколы, реестры и иные документы могут потребоваться для подтверждения членства в СНТ, ведения судебных процессов, корреспонденции с садоводами и т.п.

Утрата других документов может грозить административным штрафом СНТ как организации и ее должностным лицам (прежде всего, председателю, на которого закон возлагает обязательство обеспечить хранение документов). Размер штрафа за нарушение правил хранения архивных документов невелик – 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

В статье приводится общая информация о содержании законодательства. Если у вас возникли вопросы, задайте их юристу.

Из СНТ
Добавить комментарий

Adblock
detector